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En Somos Grupo EPM estamos comprometidos con la protección y el manejo adecuado de tus datos personales. Como responsables del tratamiento de la información de nuestros grupos de interés, cumplimos con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 sobre Protección de Datos Personales y ponemos esta información a tu disposición para garantizar transparencia y confianza.

Política de Tratamiento
de Datos Personales
Tabla de contenido
1. Objetivo ....................................................................................................................... 3
2. Definiciones ................................................................................................................. 3
3. Principios ..................................................................................................................... 7
4. Identificación del responsable ......................................................................................... 8
5. Tratamiento .................................................................................................................. 8
5.1. Tipo de datos ........................................................................................................ 8
5.2. Categorías especiales de datos ................................................................................ 9
6. Finalidades ................................................................................................................. 10
6.1.1. Candidatos ..................................................................................................... 10
6.1.2. Trabajadores ................................................................................................... 11
6.1.3. NNA ............................................................................................................. 12
6.1.4. Proveedores, contratistas y aliados de crédito, de beneficios o colocadores. ............ 12
6.1.5. Clientes ......................................................................................................... 13
6.1.6. Sistemas de videovigilancia.................................................................................. 14
7. Derechos .................................................................................................................... 15
8. Responsable de atención de solicitudes .......................................................................... 16
9. Procedimiento para el ejercicio de derechos .................................................................... 16
9.1. Acreditación de legitimación ................................................................................ 16
9.2. Consultas ........................................................................................................... 16
9.3. Reclamos ........................................................................................................... 17
9.4. Negativa al ejercicio de derechos .......................................................................... 17
10. Vigencia de sus datos ............................................................................................. 17
11. Vigencia ................................................................................................................ 18
12. Control de cambios ................................................................................................. 18
1. Objetivo
Somos Servicios Integrados Sucursal Colombia (en adelante “la Empresa”, “la Compañía”,
“la Organización”) , emite la presente Política de Protección de Datos Personales (en adelante
“la Política”) la cual propenderá no solo por cumplimiento del marco normativo general de
protección de datos personales aplicables sino que, también, contribuirá a la divulgación de
la información que describe las actividades de tratamiento que se realizarán sobre sus datos
personales y cómo los titulares de esa información pueden hacer efectivos sus derechos.
2. Definiciones
❖ Actividad publicitaria: Toda actividad encaminada a divulgar productos, servicios
y/o marcas, con el objetivo de estimular las relaciones comerciales.
❖ Aliado de comerciales: se refiere a las personas naturales o jurídicas con actividades
comerciales legalmente establecidas, que se identifiquen como tal, donde los clientes
de la Compañía pueden hacer compras y recibir otros beneficios tales como
descuentos, eventos, entre otros. Los Aliados Comerciales pueden ser aliados de
crédito y aliados de beneficios.
❖ Aliado colocador: aliado estratégico de la Compañía que promociona el uso de
cualquiera de las líneas de negocio de Somos como forma de pago de los productos
que éste mismo comercializa por cuenta y en nombre propios.
❖ Aliado de crédito: son los Aliados Comerciales en los cuales los clientes de la
compañía tienen el beneficio de usar el cupo de alguno de los tipos de Créditos
SOMOS.
❖ Aliados de beneficios: son los Aliados Comerciales en los cuales los clientes de la
compañía pueden disfrutar de descuentos, beneficios y experiencias puntuales. Estos
pueden ser establecimientos de diferentes categorías comerciales, como restaurantes,
transporte, supermercados, entre otros.
❖ Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos
personales para llevar a cabo el tratamiento de sus datos.
❖ Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable,
dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le
informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le
serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento
que se pretende dar a los datos personales.
❖ Base de datos: Conjunto organizado de datos personales físico o electrónico (digital)
que sea objeto de tratamiento manual o automatizado.
❖ Canales de contacto autorizados: mecanismos a través de los cuales la Compañía
podrá realizar actividad publicitaria o gestión de cobranza respecto de los titulares
con los cuales se tiene relación. Por ejemplo, pero sin limitarse a: llamadas, mensajes
cortos de texto (SMS), mensajería por aplicaciones o web o correos electrónicos.
❖ Confidencialidad: Propiedad de la información de no ponerse a disposición o ser
revelada a individuos, entidades o procesos no autorizados.
❖ Consumidor: toda persona natural o jurídica que, como destinatario final, adquiera,
disfrute o utilice un determinado producto, cualquiera que sea su naturaleza para la
satisfacción de una necesidad propia, privada, familiar o doméstica y empresarial
❖ Datos personales: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias
personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona
natural o jurídica.
❖ Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante
para el titular.
❖ Datos públicos: Son aquellos datos calificados como tal según los mandatos de la
ley o de la Constitución Política de Colombia y aquellos que no sean semiprivados,
privados o sensibles. Se consideran como públicos los datos relativos al estado civil
de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor
público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los
datos públicos pueden estar contenidos, por ejemplo, en registros públicos,
documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, que no estén sometidos a reserva.
❖ Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular de los datos
personales o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, por ejemplo,
aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones
religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de
derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que
garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los
datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
❖ Datos semiprivados: Son aquellos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni
pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino
a un grupo de personas o a la sociedad en general.
❖ Disponibilidad: Propiedad de la información de estar accesible y utilizable cuando
lo requiera una entidad autorizada.
❖ Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realice el
tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace la Empresa,
mediante instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los
datos.
❖ Fuente de información: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce
datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial
o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del
titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los
entregará al usuario final
❖ Gestión de cobranza: Conjunto acciones tendientes a asegurar el cumplimiento de
obligaciones dinerarias y, de esa forma garantizar la liquidez de la Empresa.
❖ Incidente de seguridad: Se refiere a cualquier evento que compromete la
confidencialidad, integridad o disponibilidad de la información o los sistemas de la
organización.
❖ Información confidencial: Significa cualquier información, sea o no identificada
como tal, relacionada con los negocios de las partes y con su estructura y organización
interna de la Compañía.
❖ Integridad: Propiedad de la información relativa a su exactitud y completitud.
❖ Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de
terceros países: Para todos los efectos del PDP de la Organización se entenderá por
información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros
países, aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones
dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen.
❖ NNA: referido a datos personales de niños, niñas y adolescentes.
❖ Oficial de Protección de Datos Personales u OPDP: Es la persona encargada de
supervisar y garantizar que la Compañía cumpla con las leyes y regulaciones de
protección de datos.
❖ Operador de información: Se denomina operador de información a la persona,
entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares
de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios.
❖ Registro de Números Excluidos o RNE: herramienta establecida por la Comisión
de Regulación de Comunicaciones (CRC) que permite a los consumidores evitar ser
contactado para fines comerciales y publicitarios a través de mensajería por
aplicaciones web, correo electrónico y llamadas telefónicas.
❖ Registro Nacional de Bases de Datos o RNBD: Es el directorio público de las bases
de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual es administrado por la
Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.
❖ Responsable del tratamiento: Es quien que decide sobre la finalidad de las bases de
datos y/o el tratamiento de estos.
❖ Titular de la información: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la
información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de hábeas data y
demás derechos y garantías.
❖ Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o
Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la
información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del
Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
❖ Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los
mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por
objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
❖ Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión
❖ Usuario: El usuario es la persona natural o jurídica que pueden acceder a información
personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o
por la fuente, o directamente por el titular de la información.
3. Principios
A continuación, usted podrá encontrar una breve descripción de los principios que rigen el
tratamiento de sus datos personales
❖ Principio de legalidad. El Tratamiento de información personal es una actividad
reglada y que debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en las demás
disposiciones que la desarrollen.
❖ Principio de finalidad. El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una
finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley colombiana, la cual debe
ser informada al Titular de los datos.
❖ Principio de libertad. El Tratamiento de Datos Personales sólo puede ejercerse con
el consentimiento previo, expreso e informado por el Titular.
❖ Principio de veracidad o calidad. Los Datos Personales que el Titular suministre y
a los cuales la Compañía dé Tratamiento deberán ser veraces, completos, exactos,
actualizados, comprobables y comprensibles.
❖ Principio de transparencia. La Compañía garantizará el derecho de su Titular de
obtener información acerca de la existencia de los Datos Personales que le
conciernan.
❖ Principio de acceso y circulación restringida. Los Datos Personales solo pueden
ser Tratados por aquel personal de la Compañía que cuente con autorización para ello,
o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades.
❖ Principio de seguridad. La Compañía adoptará las medidas técnicas, humanas y
administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos objeto de
Tratamiento, para otorgar seguridad a los registros y en particular evitar su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
❖ Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el Tratamiento
de los Datos Personales se encuentran obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que
comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de
Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas
en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
❖ Principio de temporalidad de la información. La información del titular no podrá
ser suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad de la
base de datos.
❖ Principio de interpretación integral de derechos constitucionales. La actividad de
la compañía estará encaminada a amparar, en la medida de sus posibilidades, los
derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el
derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información.
4. Identificación del responsable
Responsable, fuente y
usuario de información
Somos Servicios Integrados Sucursal Colombia
NIT:
901760974-7
Domicilio:
CL 20 SUR 27 55 ST 4 LC 9630
Página web:
https://somos.somosgrupoepm.com/inicio-somos-grupo-epm
Correo electrónico PDP:
protecciondatospersonales@somosgrupoepm.com.co
Teléfono:
(607) 652 88 88
5. Tratamiento
La Compañía podrá realizar cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre
datos personales. El tratamiento se podrá ejecutar por medio de mecanismos físico o a través
de softwares, apps o desarrollos de carácter análogo sean estos de carácter automatizado,
parcialmente automatizado o no automatizado. Las actividades de tratamiento que podrá
llevar a cabo la Empresa podrán ser: recolección, obtención, organización, almacenamiento
o conservación, custodia, supresión, consulta, uso, cesión, transmisión y/o transferencia.
Empero, tales actividades son de carácter enunciativo, es decir, no serán las únicas que podrá
ejecutar sobre datos personales.
5.1.Tipo de datos
Los tipos de datos personales que podemos de los titulares incluyen, pero no se limitan a los
siguientes:
❖ Datos generales de identificación de la persona como: nombres, apellidos, tipo y
número identificación, copia de la identificación, fecha y lugar de expedición,
relacionados con estado civil, sexo, género, razón social, NIT, RUT, estados
financieros, Certificado de Existencia y Representación legal.
❖ Datos específicos de identificación de la persona como: firma, nacionalidad, datos
públicos de su núcleo familiar, edad, información sobre domicilio y residencia,
información de contacto como número de teléfono, celular, dirección de correo
electrónico, información del lugar de trabajo, RUT.
❖ Datos socioeconómicos: Financieros y crediticios (en general, cualquiera que
permita medir la capacidad de pago del consumidor), estrato, si tiene hijos,
cuantos hijos, si se es propietario de vivienda, ingresos, egresos, relacionados con
la actividad económica del titular; datos relacionados con la historia laboral de la
persona: experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro; datos relacionados
con el nivel educativo del titular capacitación y/o historial académico de la
persona; datos relacionados con afiliación y aportes al Sistema Integral de
Seguridad Social como EPS, IPS, ARL, fechas de ingreso/retiro EPS, AFP.
❖ Datos biométricos como: imágenes de las características físicas del titular, voz,
huella dactilar
❖ Datos relacionados con la historia laboral, el nivel educativo y/o antecedentes
judiciales y/o disciplinarios.
❖ Datos bancarios: institución bancaria, número de cuenta bancaria y tipo de cuenta
bancaria (ahorros, corriente, etc.).
5.2.Categorías especiales de datos
5.2.1. Datos relativos a la salud
El suministro de datos sobre la salud es facultativo. El Titular, salvo norma en contrario, no
está obligado a entregarlos para que el Responsable realice tratamiento. La Compañía podrá
conocer datos de la salud de Titulares, exclusivamente, en el marco de la operación del
Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo (SST) o, en su defecto, cuando se materialicen
accidentes de trabajo o enfermedades profesionales.
5.2.2. Datos biométricos
La compañía, en el marco de sus operaciones, podrá tratar datos biométricos, tales como,
pero sin limitarse a:
❖ Huella
❖ Fotografías
❖ Geometría facial
❖ Videos
❖ Voz
Para los tres (3) primeros datos enunciados, se solicitará la aceptación y/o suscripción de la
autorización respectiva en el marco del proceso de vinculación de clientes. Para el caso de
los videos, se fijarán avisos de privacidad indicativos de que se está siendo grabado y
monitoreado por las cámaras de seguridad y, se entenderá otorgada la autorización por el acto
inequívoco de ingresar a las instalaciones a sabiendas de la información contenida en el aviso.
Finalmente, en lo que concierne a la voz, se tratará a través del funcionamiento de la(s)
línea(s) de atención al cliente que la Compañía opere cuando así lo consienta el titular por
medio de llamada.
Además de datos de especial categoría como:
5.2.3. Datos de NNA
Como regla general la Empresa no hará tratamiento de datos personales de NNA según los
dispuesto en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012. Sin embargo, en caso de que llegase a
conocer esta información, siempre se usará para la realización de actividades que contribuyan
al bienestar del NNA. En el contexto de las actividades de la Compañía se procurará el
tratamiento de, exclusivamente, datos de naturaleza pública o, en caso contrario se procederá
con la solicitud correspondiente a su Representante Legal.
6. Finalidades
6.1.1. Candidatos
Si el titular ostenta calidad de candidato a ocupar una posición en la Compañía, sus datos
personales serán utilizados para:
❖ Adelantar el procedimiento de convocatoria, evaluación, selección y contratación de
personas que podrán ser trabajadores de la Compañía sea directamente o, a través de
un encargado.
❖ Conocer, analizar, almacenar la hoja de vida del candidato y los soportes que
acreditan su experiencia laboral y académica.
❖ Verificar y confirmar la veracidad de la información incluida en la hoja de vida y en
cualquier otro documento o información entregada a la Compañía
❖ Realizar estudios de seguridad del candidato, lo cual incluye consultar u obtener
antecedentes judiciales, adelantar visitas domiciliarias y/o realizar el estudio de
seguridad.
❖ Realización de exámenes médicos de salud y seguridad en el ambiente laboral previo
ingreso a la Compañía como trabajador
❖ Permitir la operación de herramientas que garanticen la seguridad física de las
instalaciones de la Compañía, como por ejemplo sistemas de videovigilancia y demás
relacionados con el control de acceso.
❖ Ejecutar procedimientos de debida diligencia de conformidad con lo dispuesto en los
programas de cumplimiento vinculantes para la Compañía.
❖ Poderlos contactar con fines informativos del desarrollo del proceso de convocatoria,
evaluación, selección y eventual contratación en el que participe en la Compañía sea
directamente o, a través de un Encargado.
❖ Transmitir y/o transferir nacional o internacionalmente los datos, según corresponda,
cuando la Compañía determine que alguna de las actividades de tratamiento estará a
cargo de un tercero, cuando sea necesario compartirlos con autoridades estatales, y
otras empresas relacionadas con el Responsable.
6.1.2. Trabajadores
Si el titular ostenta calidad de trabajador o pasante, sus datos personales serán utilizados para:
❖ Conformar y/o alimentar bases de datos directamente o a través de un encargado para
una o todas las finalidades descritas en este apartado.
❖ Administrar la relación laboral, incluyendo el proceso de contratación de inicio a fina,
evaluación de desempeño, promociones, concesión de beneficios extralegales, y las
demás de carácter análogo que se determinen en el en el área de recursos humanos o
quien ocupe sus funciones.
❖ Procesar los pagos de salarios, beneficios y otras compensaciones como seguros,
planes de pensiones, y otros incentivos.
❖ Dar cumplimiento las obligaciones legales de la Compañía en su calidad de
empleador, incluyendo entre otros: obligaciones fiscales, la gestión de la nómina,
prestaciones sociales, sistema integral de seguridad social, prevención de riesgos
laborales, pensiones, impuestos, entre otros.
❖ Gestionar programas de salud y seguridad ocupacional.
❖ Planificar y gestionar programas de capacitación y desarrollo profesional.
❖ Facilitar la comunicación entre los empleados de cara al desarrollo de los procesos la
difusión de información relevante.
❖ Efectuar el control de cumplimiento de horario laboral.
❖ Hacer uso de la información personal e imágenes generadas en el marco de las
actividades, procesos y eventos de la Compañía, para socializarlas de forma interna
y externa a través de canales digitales, redes sociales, WhatsApp, YouTube, o
cualquier otro medio comunicacional; así como la creación y distribución de material
publicitario físico, digital o audiovisual.
❖ Ejecutar procedimientos de debida diligencia de conformidad con lo dispuesto en los
programas de cumplimiento vinculantes como, por ejemplo, pero sin limitarse a:
SAGRILAFT y PTEE.
❖ Registrar, tramitar, procesar y almacenar la información proporcionada en las
denuncias y/o consultas radicadas en el Canal dedicado por la Empresa para ese efecto
❖ Permitir la operación de los controles de seguridad física e informática, como las
cámaras de videovigilancia, así como cualquier otro en cualquiera de las instalaciones
de la Compañía.
❖ Transmitir y/o transferir nacional o internacionalmente los datos, según corresponda,
cuando la Compañía determine que alguna de las actividades de tratamiento estará a
cargo de un tercero, cuando sea necesario compartirlos con autoridades estatales, y
otras empresas relacionadas con el Responsable.
❖ Usar datos sensibles de tipo biométrico para carnetización, desarrollo de reuniones
virtuales cualesquiera sea la plataforma por la que se celebren, y atención al cliente.
❖ Conocer datos relacionados con la salud en desarrollo de exámenes médicos de
ingreso, ocupacionales, post- ocupacionales, programas de salud ocupacional,
accidentes o enfermedades laborales.
6.1.3. NNA
Si el titular es NNA, en consonancia con lo dispuesto en el numeral 9.7.3, de este Manual,
sus datos personales serán utilizados para:
❖ Diseñar, implementar y ejecutar programas de bienestar en beneficio de los hijos de
los trabajadores directos, en misión o estudiantes en práctica tales como, pero sin
limitarse bienestar, celebraciones de días especiales, regalos, atenciones etc.
❖ Realizar los registros correspondientes, según el marco legal aplicable, de tales
menores en entidades relacionados con el sistema de seguridad social.
salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, se entenderá autorizado el tratamiento
de datos personales de tales titulares cuando quien detente su representación legal, suscriba
la “Autorización para el tratamiento de NNA”
6.1.4. Proveedores, contratistas y aliados de crédito, de beneficios o colocadores.
Si el titular ostenta calidad de proveedor o contratista sus datos personales serán utilizados
para:
❖ Conformar y/o alimentar bases de datos directamente o a través de un encargado para
una o todas las finalidades descritas en este apartado.
❖ Gestionar y ejecutar alianzas comerciales con aliados con miras a la promoción de
uso de los servicios ofrecidos por la Compañía.
❖ Realizar consultas en centrales de riesgo con miras a conocer el comportamiento
histórico financiero y de crédito del titular.
❖ Administrar y ejecutar los términos y condiciones de los contratos establecidos con
proveedores, contratistas o aliados.
❖ Asegurar el cumplimiento de las normativas legales y fiscales aplicables, incluyendo
la emisión de facturas y la retención de impuestos.
❖ Evaluar la idoneidad y capacidad de los proveedores, contratistas o aliados para al
inicio o continuidad de una relación contractual con la Compañía.
❖ Procesar y ejecutar, cuando corresponda, los pagos pactados con contratistas,
proveedores y/o aliados.
❖ Enviar y recibir información con miras a tener una comunicación efectiva para
coordinar entregas, resolver problemas y, en general, gestionar la relación comercial.
❖ Planear y ejecutar auditorías y controles internos para asegurar la calidad y
cumplimiento de los servicios prestados.
❖ Adelantar la vinculación de terceros para que adquieran la calidad de aliados de
crédito, de beneficios o colocadores.
❖ Ser destinatario de actividades publicitarias.
❖ Realizar reportes negativos o positivos en cuanto a comportamiento financiero,
hábitos de consumo y cancelación de obligaciones dinerarias contraídas con la
Compañía a operadores de información (centrales de riesgo)
❖ Ejecutar procedimientos de debida diligencia de conformidad con lo dispuesto en los
programas de cumplimiento vinculantes como, por ejemplo, pero sin limitarse a:
SAGRILAFT y PTEE.
❖ Registrar, tramitar, procesar y almacenar la información proporcionada en las
denuncias y/o consultas radicadas en el Canal dedicado por la Empresa para ese efecto
❖ Permitir la operación de los controles de seguridad física e informática, como las
cámaras de videovigilancia, así como cualquier otro en cualquiera de las instalaciones
de la Compañía.
❖ Transmitir y/o transferir nacional o internacionalmente los datos, según corresponda,
cuando la Compañía determine que alguna de las actividades de tratamiento estará a
cargo de un tercero, cuando sea necesario compartirlos con autoridades estatales, y
otras empresas relacionadas con el Responsable.
6.1.5. Clientes
Si el titular ostenta calidad de cliente sus datos personales serán utilizados para:
❖ Conformar y/o alimentar bases de datos directamente o a través de un encargado para
una o todas las finalidades descritas en este apartado.
❖ Validar de su identidad a través del uso de datos biométricos, envío de códigos OTP
(contraseña de autenticación de un solo uso) a su correo electrónico o número celular,
contrastación de los datos del documento de identificación, así como cualquier otro
mecanismo que disponga la Compañía.
❖ Verificar la autenticidad de la información entregada a la Compañía en el proceso de
solicitud, análisis, otorgamiento, seguimiento y cobro de crédito.
❖ Analizar la capacidad de pago del cliente o potencial cliente en relación con el monto
del crédito solicitado por su parte independientemente de la línea de crédito
administrada por la Compañía, sea directamente o a través de terceros.
❖ Realizar consultas en centrales de riesgo con miras a conocer el comportamiento
histórico financiero y de crédito del titular.
❖ Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual,
contractual y pos contractual, respecto de cualquiera de los servicios ofrecidos por la
Compañía.
❖ Formalizar el otorgamiento de créditos, independientemente de su línea, y su
posterior desembolso a los clientes.
❖ Suscribir y ejecutar las garantías relacionadas con el cumplimiento de las
obligaciones de tipo dinerario contraídas con la Compañía.
❖ Administrar la relación con los clientes, incluyendo la atención al cliente,
otorgamiento de créditos, seguimiento de pagos y/o la resolución de consultas o
quejas, enviar información sobre operaciones monetarias realizadas, solicitada por el
titular/consumidor, alertar sobre transacciones fraudulentas, inusuales o sospechosas
y, en general, intercambiar información estrictamente relacionada con el bien o
servicio adquirido.
❖ Ser contactado por medio de los canales consentidos en la autorización.
❖ Recibir información por los canales autorizados de forma directa, por medio de
terceros o por futuros cesionarios de la obligación en el horario comprendido entre
lunes a viernes y de 7:00 am a 7:00 pm, y sábados de 8:00 am a 3:00 pm para efectos
de ejecución de actividades publicitarias y de gestión de cobranza sea directamente o
a través de terceros.
❖ Implementar programas de fidelización y recompensas para incentivar la lealtad de
los clientes.
❖ Asegurar el cumplimiento de las normativas legales y regulatorias aplicables.
❖ Realizar reportes negativos o positivos en cuanto a comportamiento financiero,
hábitos de consumo y cancelación de obligaciones dinerarias contraídas con la
Compañía a operadores de información (centrales de riesgo)
❖ Informar sobre cambios en nuestros productos y servicios.
❖ Contactar al titular de la información a través de correo electrónico para el envío de
extractos, estados de cuenta, facturas o cualquier otra información en relación con las
obligaciones derivadas del crédito otorgado por la Compañía.
❖ Ejecutar procedimientos de debida diligencia de conformidad con lo dispuesto en los
programas de cumplimiento vinculantes como, por ejemplo, pero sin limitarse a:
SAGRILAFT y PTEE.
❖ Registrar, tramitar, procesar y almacenar la información proporcionada en las
denuncias y/o consultas radicadas en el Canal dedicado por la Empresa para ese efecto
❖ Permitir la operación de los controles de seguridad física e informática, como las
cámaras de videovigilancia, así como cualquier otro en cualquiera de las instalaciones
de la Compañía.
❖ Transmitir y/o transferir nacional o internacionalmente los datos, según corresponda,
cuando la Compañía determine que alguna de las actividades de tratamiento estará a
cargo de un tercero, cuando sea necesario compartirlos con autoridades estatales, y
otras empresas relacionadas con el Responsable.
6.1.6. Sistemas de videovigilancia
❖ Realizar el registro de ingresos y salidas de las instalaciones en donde se encuentra el
presente aviso de privacidad.
❖ Monitorear la actividad de las personas que visiten nuestras instalaciones con fines
de seguridad física de equipos e instalaciones.
❖ Contar con el soporte videográfico de las operaciones del Responsable en caso de
requerimientos de entes de control o de que sea pertinente para la defensa judicial de
la Compañía.
7. Derechos
Los derechos que podrán ejercer los titulares en relación con los datos tratados por la
Compañía, serán:
❖ Derecho a conocer, actualizar y rectificar: El titular del Dato, podrá conocer qué
datos se han tratado sea por la Compañía en su calidad de Responsable, así como de
cualquier otro encargado. Actualizarlos o rectificarlos cuando sean inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error.
❖ Derecho de acceso gratuito: El titular podrá acceder de manera gratuita a sus datos
personales que hayan sido objeto de Tratamiento por lo menos una vez cada mes
calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la política de
tratamiento de los datos personales que motiven nuevas consultas. Para consultas
cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, solo cobrarán los gastos
de envío, reproducción, y en su caso certificación de documentos.
❖ Derecho de prueba: El titular podrá pedir prueba de la autorización otorgada, salvo
cuando exista un eximente en cuanto a su autorización por parte de la Compañía.
❖ Derecho a ser informado: El titular deberá ser informado, previa solicitud, respecto
del uso que se ha dado a sus datos personales.
❖ Derecho a revocar: El titular podrá revocar la autorización otorgada para el
tratamiento de datos personales, sin embargo, esta no procederá cuando el Titular
tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable
o Encargado.
❖ Derecho de supresión: El titular podrá solicitar la supresión del dato en cualquier
momento. La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular
tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable
o Encargado.
❖ Derecho a presentar quejas ante el Ente de Control: El titular podrá presentar ante
la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto
en la legislación.
8. Responsable de atención de solicitudes
El responsable de la atención de las solicitudes de ejercicio de derechos será el Oficial de
Protección de datos previo apoyo de los líderes de proceso. El mecanismo designado para la
recepción de tales solicitudes es el correo:
protecciondatospersonales@somosgrupoepm.com.co
9. Procedimiento para el ejercicio de derechos
Usted como titular de información podrá ejercer los derechos anteriormente enunciados
mediante las actividades que se describen a continuación:
9.1.Acreditación de legitimación
El titular que actúe en nombre propio deberá acreditar su identidad de la siguiente manera:
❖ Si es persona natural, a través del señalamiento de: nombre, tipo y número de
identificación.
❖ Si es persona jurídica, a través del señalamiento de: razón social, NIT y nombre, tipo
y número de identificación de su representante legal. Lo precedente con miras a
acreditar la capacidad de actuación de la persona jurídica.
Se tendrán casos especiales como:
❖ Solicitud de ejercicio en relación con menor de edad: quien la presente deberá ser su
representante legal previa acreditación de tal calidad por parte de este último.
❖ Solicitud de ejercicio en relación con un causante: quien la presente deberá ser su
causahabiente previa acreditación de tal calidad por parte de este último.
❖ Solicitud de ejercicio por medio de apoderado: el apoderado deberá indicar los datos
del mandante sea que sea persona natural o jurídica. Además, deberá acreditar el
mandato y su legitimación para incoar acciones relacionadas con habeas data.
9.2.Consultas
La Compañía, a través del OPDP, deberá dar respuesta a la solicitud dentro de los diez (10)
días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud. Asimismo, deberá informar si la
solicitud tiene algún costo de acuerdo con las excepciones a la gratuidad establecidas en el
marco normativo aplicable.
Excepcionalmente, en caso de no poder responder la solicitud en el plazo anteriormente
mencionado, la Compañía deberá informar al solicitante sobre las razones del retraso y
deberá indicar un nuevo plazo para dar respuesta, el cual no podrá exceder de cinco (5) días
hábiles adicionales al vencimiento del primer término. La respuesta al requerimiento del
titular se remitirá al dato de contacto que éste indicó al momento de su solicitud.
9.3.Reclamos
Si el reclamo está completo la Compañía, A través del OPDP, deberá responder el reclamo
en los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción del mismo, de estar incompleto la
Compañía requerirá al solicitante que subsane la información en los cinco (5) días hábiles
siguientes a la recepción del mismo. Excepcionalmente, caso de no poder responder el
reclamo en el plazo inicialmente mencionado, la Compañía deberá informar al solicitante
sobre las razones del retraso y deberá indicar un nuevo plazo para dar respuesta, el cual no
podrá exceder ocho (8) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término. En caso
de proceder con la rectificación, supresión o actualización de la información, la Compañía
comunicará al titular, dando por cerrado el asunto.
Para los casos especiales donde el titular alegue ser víctima del delito de falsedad personal
contemplado en el Código Penal, y le sea exigido el pago de obligaciones como resultado de
la conducta punible de la que es víctima, deberá presentar petición de corrección ante la
Compañía en su calidad de Fuente, adjuntando los soportes correspondientes. La Compañía
una vez reciba la solicitud, deberá dentro de los diez (10) días siguientes cotejar los
documentos utilizados para adquirir la obligación que se disputa, con los documentos
allegados por el titular en la petición.
9.4.Negativa al ejercicio de derechos
La Compañía podrá negar el ejercicio de los mencionados derechos, cuando ocurran los
siguientes supuestos:
❖ Quien realice la solicitud no sea el titular o no esté legitimado para ello.
❖ Quien realice la solicitud no acredite su calidad de titular o legitimado según los
términos del numeral 12.6.2.1 de este Manual.
❖ Opere el desistimiento del reclamo, es decir, el titular o legitimado no subsanan el
reclamo trascurridos dos (2) mes posteriores a su recepción.
❖ No se encuentren los datos personales en las bases de datos de la Compañía.
❖ La rectificación, cancelación, actualización u oposición ya se haya efectuado.
❖ Existan impedimentos legales o resoluciones de autoridades competentes que
restrinjan el ejercicio de los derechos.
10. Vigencia de sus datos
Como regla general y, poniendo de presente que para la Compañía es obligatorio aplicar las
disposiciones normativas relacionadas con: i) ejecución de debida diligencia (ley 2195 de
2022) y, ii) SARLAFT/SAGRILAFT, los datos personales que se traten en el marco del
cumplimiento de estos mandamientos se conservarán por el término de 10 años.
Subsidiariamente a la regla general, se podrán conservar: i) durante la vigencia de las
relaciones contractuales, laborales, comerciales y, de cualquiera otra naturaleza que la
Compañía sostenga con el titular correspondiente y, ii) mientras no se haya agotado la
finalidad para la cual fueron recolectados. Para el caso de los datos biométricos recolectados
a través de la operación de los sistemas de videovigilancia, la temporalidad de conservación
será de 3 meses.
11. Vigencia
La presente Política rige a partir del 11 de marzo del 2025. Cualquier cambio sustancial en
la misma se comunicará de forma oportuna y masiva a los titulares de los datos a través del
sitio web: https://somos.somosgrupoepm.com/inicio-somos-grupo-epm
12. Control de cambios
Versión
Fecha
Detalle
Elaborado por:
Revisado y Aprobado
por:
1.0
10/03/2025
Creación de la Política de
Protección de Datos Personales
Juliana Martínez
Junta Directiva
Gerente General
Oficial de Datos
Personales
Profesional Comercial